Ứng dụng phổ biến nhất của băng dính trong trường học là hỗ trợ quá trình phân loại và lưu trữ các loại hồ sơ. Làm thế nào để lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách khoa học nhất? Mời bạn khám phá trong bài viết này nhé!
Cách dùng băng dính đánh dấu hồ sơ
Hai loại băng dính được dùng nhiều nhất trong lưu trữ hồ sơ trường học là băng dính trong và băng dính giấy. Cách sử dụng 2 loại băng dính này trong phân loại hồ sơ không có gì khác nhau. Điều khác biệt nằm ở giá thành và mong muốn khi mua băng dính của khách hàng.
Băng dính giấy có giấy cao hơn so với băng dính trong. Độ bền cao, bám dính tốt trên nhiều về mặt. Bạn có thể sử dụng bút ghi chú trực tiếp lên băng dính. Sau đó, dán lên từng loại tài liệu, các kệ giấy tờ.
Cách dùng băng dính đánh dấu hồ sơ
Đối với băng dính trong, bạn cần sự hỗ trợ của giấy trắng. Thông tin về tài liệu sẽ được ghi trên giấy. Sau đó, sử dụng băng dính trong dán lên mặt giấy và bề mặt tài liệu, kệ đựng. Giá thành của băng keo trong thường rẻ hơn. Tuy nhiên, việc thực hiện đánh dấu hồ sơ sẽ vất vả một chút.
Việc sử dụng băng dính giấy hay băng dính trong tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng. Thông thường, mọi người hay sử dụng băng giấy khi xử lý số lượng tài liệu lớn. Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn. Trong trường hợp bổ sung tài liệu số lượng ít lên kệ, bạn có thể lựa chọn loại băng dính nào có sẵn. Như vậy sẽ thuận tiện hơn.
Tại sao cần phân loại hồ sơ, tài liệu?
Lưu trữ hồ sơ là một công việc cực kỳ quan trọng trong các trường học. Mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi năm học trôi qua, kho hồ sơ của trường học ngày càng nhiều lên. Mỗi loại tài liệu, giấy tờ có nội dung khác nhau. Quy định lưu trữ của các hồ sơ cũng không giống nhau. Có những loại hồ sơ lưu trữ theo ngày hiệu lực. Có những loại tài liệu cần lưu trữ 1 năm, 2 năm… Một vài tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn.
Tại sao cần phân loại hồ sơ, tài liệu?
Thử nghĩ xem. Nếu số lượng hồ sơ khủng như vậy không được phân loại một cách khoa học, người tìm kiếm sẽ gặp nhiều khó khăn ra sao?
Đây chính là lý do các loại băng dính được sử dụng để đánh dấu, phân loại hồ sơ trong các trường học. Thế nhưng, sử dụng như thế nào để hiệu quả của việc phân loại tốt nhất?
Chú ý trong quá trình lưu trữ hồ sơ đào tạo
- Các hồ sơ phải được phân loại rõ ràng và sắp xếp vào vị trí đã định trước.
- Hồ sơ, tài liệu phải được giải quyết trước khi lưu trữ.
- Hồ sơ đào tạo nên lưu trữ theo quý, năm, khóa để dễ dàng tìm kiếm.
- Hồ sơ, tài liệu nên được lưu trữ tại nơi cao ráo, thoáng khí, có các biện pháp hạn chế mối mọt, côn trùng và họa hoạn.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết hạn do người đứng đầu đơn vị giáo dục quyết định về thời gian và hình thức.
Như vậy là bài viết trên đây đã chia sẻ đến các bạn về ứng dụng của băng dính trong lưu trữ hồ sơ tại trường học. Hy vọng bài viết hữu mang lại những thông tin thú vị cho mọi người nhé.
